Umsetzung der Whistleblower Richtlinie / Anforderungen an Kommunen
Auf der Grundlage der europäischen Whistleblower-Richtlinie (EU) 2019/1937 („Whistleblower-RL“) vom 16. Dezember 2019 ist in Deutschland das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) am 02. Juli 2023 in Kraft getreten. Die entsprechenden landesgesetzlichen Regelungen befinden sich in der Vorbereitung.
Hiernach sind im Interesse von öffentlichen Beschäftigungsgebern Hinweisgebermeldungen zu ermöglichen, um Missstände in ihrer Organisationseinheit frühzeitig aufdecken und abstellen zu können und damit weitere nachteilhafte Folgen sowohl für Individualpersonen als auch die öffentliche Stelle selbst zu vermeiden.
Auch den nicht gesetzlich verpflichteten öffentlichen Beschäftigungsgebern (mit weniger als 50 Beschäftigten bzw. über Gemeinden und Gemeindeverbände hinaus) ist aber die Einführung und Betreibung einer – ggf. gemeinsam betriebenen oder ausgelagerten – Meldestelle aus den genannten Gründen zu empfehlen.
Dazu gehören
- leicht zugängliche und klare Informationen über mögliche Meldeverfahren und -wege
- Uneingeschränkter Zugang zum Meldesystem
- Betreuung durch unabhängige und qualifizierte Fachkräfte
- unbedingte Einhaltung der Vertraulichkeit und Datenschutzvorschriften, auch hinsichtlich Dokumentation (Einsichtnahme durch hinweisgebende Person, Löschungspflichten bei Abschluss des Verfahrens)
- Festlegung standardisierter Prozesse bzgl. Plausibilisierung und Bearbeitung der Meldungen
- Eingangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen
- Aufrechterhaltung des Kontakts zur hinweisgebenden Person
- ggf. Einholung weiterer Informationen und Ergreifen angemessener Folgemaßnahmen
- Rückmeldung innerhalb von 3 Monaten zum Umgang mit der Meldung; begründete Mitteilung über Folgemaßnahmen
Unser Leistungsangebot
KUBUS stellt den Kommunen eine unabhängige, rechtskonforme und leicht zugängliche Meldestelle gem. HinSchG zur Verfügung. Die Meldestelle agiert dabei ganzheitlich, nimmt durch juristisch ausgebildete Ombudspersonen die qualifizierte Prüfung wahr und entlastet so die Verwaltungen und sichert die sorgsame Umsetzung der Vorgaben.
Folgende Meldewege werden angeboten:
- digital,
- per E-Mail,
- automatisierter Sprachkanal inkl. Eintragung in das Hinweisgebersystem,
- persönlich auf Anfrage auch an einem neutralen Ort und
- persönliche Zusammenkunft über integrierte DSGVO konforme Videokonferenz-Lösung.
Im Falle eines Hinweises übernimmt die KUBUS GmbH
- die rechts- und datenschutzkonforme Dokumentation des Hinweises,
- das Verfahren bei internen Meldungen nach § 17 HinSchG, dazu gehören:
- Bestätigung des Eingangs der Meldung
- Prüfung des Verstoßes bzgl. sachlichen Anwendungsbereich
- Kontakthaltung
- Prüfung auf Stichhaltigkeit
- eventuelle Einholung weiterer Informationen bei hinweisgebender Person,
- Rückmeldung bei hinweisgebender Person und
- Ergreifung von Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG
Sofern Kommunen keine ausgelagerte Meldestelle und die damit verbundene externe Ombudsfunktion, aber eine qualitativ hochwertige und rechtlich verlässliche digitale Lösung wünschen, bieten wir in Zusammenarbeit mit unserem Kooperationspartner entsprechende Pakete ohne diese Leistungen an.
Ihre Vorteile
- Umfangreiches, hochqualifiziertes interdisziplinäres Team mit Redundanzen und gegenseitigen Vertretungsmöglichkeiten,
- Integrität und Neutralität,
- Nutzung einer DSGVO und HinSchG-konformen Plattform, mit persönlichem individuellem Design
- Digitale Meldeplattform hergestellt und bereitgestellt in Deutschland
- Verschlüsselte Informationswege
- Unterstützung für Ihr Personalmarketing durch Zugriff auf ein Medienpaket
Partnerkanzlei
Die Kubus Rechtsanwaltsgesellschaft mbH aus Schwerin berät uns neben unseren internen Volljuristen und Volljuristinnen bei der Ersteinschätzung eines eingegangen Hinweises.
Auf Wunsch betreut und berät Sie die Kanzlei u.a. bei der Durchführung der notwendigen rechtlichen Schritte und bei der Kommunikation mit den betroffenen Personen.